Datenschutzerklärung
Wir freuen uns, Sie als Nutzer unseres Geschäfts-Portals und unserer Rapportierungs-App (nachfolgend Systeme genannt) begrüssen zu dürfen. Das Portal und die App ist ein Angebot der Martha Software GmbH. Der Schutz und die Sicherheit von persönlichen Daten hat bei uns eine hohe Priorität. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber wie wir mit Ihren Daten umgehen.
Mit der Nutzung der Systeme erklären Sie sich damit einverstanden, dass die Martha Software GmbH Ihre Daten nach den hier beschriebenen Regeln verarbeitet und speichert.
1. Datenprotokollierung/Datenübermittlung
Bei der Nutzung der Systeme werden Log-Files über Funktionsabläufe gespeichert. Diese dienen ausschliesslich der Fehlerbehebung und der Qualitätsverbesserung. Ihre Daten werden auf firmeneigenen Servern von Martha Software GmbH zentral in einem Rechenzentrum in der Schweiz gespeichert. Die Übermittlung der Daten von der App zu den Servern von Martha Software erfolgt verschlüsselt über gesicherte HTTPS-Verbindungen.
2. Speicherung und Sicherheit persönlicher Daten
Personen-Daten werden nur erhoben und verarbeitet, wenn Sie diese Angaben freiwillig, z.B. im Rahmen einer Anmeldung eingeben. Bei der täglichen Nutzung der Systeme werden keine besonders schützenswerten, personenbezogenen Daten im Sinne des Schweizerischen Datenschutzgesetzes erhoben. Alle gespeicherten Daten können in der App oder über ein Web-Login von berechtigen Personen jederzeit eingesehen werden. Sämtliche personenbezogenen Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben, solange keine gesetzliche Pflicht dafür besteht. Alle Ihre im Laufe der Zeit eingegebenen Daten werden durch technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen so gesichert, dass sie für den Zugriff unberechtigter Dritter unzugänglich sind.
3. Cookies
Für den Online-Zugriff auf verschiedene Seiten verwenden wir sog. „Session-Cookies", um Ihnen die Nutzung unserer Webseiten zu erleichtern. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die nur für die Dauer Ihres Besuches unserer Webseite auf Ihrer Festplatte hinterlegt und abhängig von Einstellung Ihres Browser-Programmes beim Beenden des Browsers wieder gelöscht werden.
4. Telefonisches Screening im Bewerbungsprozess (KI-gestützt)
Wenn Sie sich über unser Karriere-Portal auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben, kann im Rahmen des Auswahlverfahrens ein telefonisches Erstgespräch (Screening) stattfinden. Dieses Gespräch wird von einem KI-gestützten Sprachassistenten geführt und nicht von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Der Assistent weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass es sich um einen automatisierten Anruf handelt.
Zweck und Grundlage: Wir verwenden die von Ihnen in der Bewerbung angegebene Telefonnummer, um mit Ihnen ein erstes Gespräch über Ihre Bewerbung zu führen. Grundlage ist die von Ihnen selbst angestossene Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses. Wir rufen ausschliesslich Bewerberinnen und Bewerber an, deren Bewerbung sich in der entsprechenden Phase des Auswahlverfahrens befindet, und zwar werktags zwischen 09:00 und 18:00 Uhr und höchstens dreimal.
Welche Daten dabei verarbeitet werden: Der Gesprächsinhalt wird automatisiert in Text umgewandelt (Transkript), zusammengefasst und gemeinsam mit Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis des Anrufs zu Ihrer Bewerbung gespeichert. Zugriff darauf haben ausschliesslich die am Auswahlverfahren beteiligten Personen.
Eingesetzte Dienstleister: Für die Telefonverbindung setzen wir Twilio Inc. ein, für den Sprachassistenten sowie die Transkription und Auswertung ElevenLabs Inc. Beide Unternehmen haben ihren Sitz in den USA und sind für uns als Auftragsbearbeiter tätig; dabei werden die genannten Daten in die USA übermittelt und dort verarbeitet. Wir haben mit beiden Anbietern entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung geschlossen.
Keine automatisierte Entscheidung: Das Ergebnis des Screenings dient lediglich der Vorbereitung. Über den weiteren Verlauf Ihrer Bewerbung entscheiden ausschliesslich Menschen – es findet keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Ihre Wahlmöglichkeit: Die Teilnahme am automatisierten Gespräch ist freiwillig. Sie können den Anruf jederzeit beenden, ihn nicht annehmen oder uns unter info(at)masoft.ch mitteilen, dass Sie stattdessen ein Gespräch mit einer Person wünschen. Ihre Bewerbung wird dadurch nicht benachteiligt. Auf Anfrage geben wir Ihnen Auskunft über die zu Ihrem Gespräch gespeicherten Daten und löschen diese auf Ihren Wunsch. Transkript und Zusammenfassung werden gelöscht, sobald sie für das Auswahlverfahren nicht mehr benötigt werden.
5. Änderung dieser Datenschutzbestimmungen
Wir werden diese Richtlinien zum Schutz Ihrer persönlichen Daten von Zeit zu Zeit aktualisieren. Sie sollten sich diese Richtlinien gelegentlich ansehen, um auf dem Laufenden darüber zu bleiben, wie wir Ihre Daten schützen.
6. Anwendbare Rechtsbestimmungen
Die Datenbearbeitungspraxis der Martha Software GmbH richtet sich nach Schweizerischem Recht. Massgeblich ist insbesondere das Bundesgesetz über den Datenschutz vom 19. Juni 1992.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzbestimmung wenden Sie sich an:
Martha Software GmbH
Gerenweg 4
5073 Gipf-Oberfrick
info(at)masoft.ch